第一章 总则

第一条 为进一步拓宽广东外语外贸大学商学院（以下简称“学院”）教师的学术交流渠道，提升学院科研水平，提高学院的学术知名度和影响力，商学院鼓励教师积极举办、参与学术会议，为规范相关管理，特制定本办法。

第二条 本办法适用于商学院在编在岗的全体人员。

第二章 举办会议

第三条 申请举办（包括主办与协办）的学术会议需紧密围绕学院的重点研究领域，对提升学院的科研水平及影响力有较大的推动作用；会议负责人需在举办会议之前，将《广东外语外贸大学商学院举办学术会议申请表》及会议筹办方案等申请材料提交学院办公室科研秘书，科研秘书对申请材料进行核实后，将申请材料提交学院分管科研副院长进行审批，科研副院长出具初步审批意见后在党政联席会议提出并讨论决定。

第三章 参加会议

第四条 学院在岗教职工外出参加学术会议，需在参会前填写《广东外语外贸大学商学院参加学术会议申请表》，并连同会议邀请函等申请材料提交所在系主任或部门主管审核后由分管科研副院长进行审批。

第五条 学院在岗教职工外出参加学术会议可以向学院提出经费资助申请。原则上，学院资助纳入到《广东外语外贸大学重要国际学术会议目录》中的国际学术会议以及省级以上学术机构或公认的重要学术机构主办的国内学术会议。不符合以上条件、但对本学科领域有重要影响和作用的国内外学术会议需由申请人在《申请表》中详细填写“会议简介”及“对本学科建设的意义和作用、此次会议重要嘉宾信息”，由分管科研副院长出具初步审批意见后提交学院党政联席会议讨论决定。

第六条 申请学术会议资助应具备以下条件：

（一）会议学术层次较高，主办单位、组织委员会、主题或专题报告人在学术界有较大影响，会议主题与学院学科发展方向相符合。

（二）申请人参会目的明确，预期效果明晰。需持有正式学术会议通知、邀请函、论文录用通知等有效的会议文件。

（三）申请人必须有论文或报告得到会议录用，或是到会做主题（专题）报告或分组发言，或是受邀主持论坛或分组报告。论文第一署名单位应为“广东外语外贸大学商学院”。

第七条 参加学术会议的每篇论文如有多名作者只资助1人。受学院委派参与指定国际国内学术会议的人员可不受第六条限制获得资助。

第八条 资助申请依据学院预算经费和申请情况进行审批。原则上，每一位申请者每年可以申请资助1次国际学术会议，1次国内学术会议。

第九条 本办法的国际会议是指国（境）外和港澳台地区举办的各类国际性学术会议。国内学术会议是指国内举办的各类学术会议。

第十条 经费资助标准

纳入《广东外语外贸大学重要国际学术会议目录》的国际学术会议，首先申请学校科研处的参会资助，不足部分由学院资助，最高不超过10000元；未纳入目录但经过学院审批通过的国际学术会议，由学院进行资助，最高不超过10000元；国内学术会议最高资助不超过5000元。在此标准内按照大学财务处差旅费规定实报实销。

受学院委派参与指定国际国内学术会议的人员可不受本条规定限制获得全额资助。

第十一条 经费开支范围

参加学术会议的资助范围包括会议注册费、差旅费、住宿费、伙食费和公杂费等。其中，国内会议按照《广东外语外贸大学差旅费管理办法》及《广东外语外贸大学科研经费管理办法》规定的标准进行报销；国际会议按照广东省财政厅和广东省人民政府外事办公室关于印发《省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》的通知标准进行报销。超额部分、超出报销标准和不在资助范围内的费用由会议参加人自理。

第十二条 根据因公出访的有关规定，使用公费（含个人课题经费）出国（境）及赴港澳台地区参加学术会议必须到国际合作与交流处办理因公出访手续。

第十三条 会议结束后，获资助者须在一周内（遇寒暑假及法定假日顺延）向学院办公室科研秘书提交以下材料，并在结束会议一个月内自行到财务处办理报销资助费用。

（一）会议日程安排；

（二）参加国际学术会议的，需提交护照首页及标有出入境日期页面的复印件；

（三）参加学术会议的电子版新闻报道和会议制作的论文集；

（四）论文全文电子版。

第十四条 申请人在国外（境外）参加会议须按期返校，会议期间应注意人身安全和保密安全，不得从事损害国家和学校利益活动，不得发表有损国家和学校利益的言论。申请人参加学术会议应加强与相关单位和专家的联系，积极宣传学院学术成就，扩大学院的学术影响。

第十五条  本办法自发文之日起施行，由学院办公室负责解释。

 商学院

二〇一九年四月九日

附件1：广东外语外贸大学商学院举办学术会议申请表

附件2：广东外语外贸大学商学院教职工参加学术会议申请表